【自動保存で同期作業も不要】Googleドキュメントの6つの特徴

ソコンのソフトの使用の時に何と言っても恐ろしいのは

書いていた文章が何らかの理由でなくなってしまうこと

  • 停電
  • 故障
  • フリーズ
  • 突然始まるWindows10の嫌がらせアップデート
  • 保存し忘れ

まあ、いろいろな原因があると思います。

ライティングをしている時に「書いてた文字が消えてしまう」ことほど腹立たしいことはありません。

一度作ったものがパーになる

っていうのはそれに費やした時間の何倍も無駄にしたような気になります。

「3時間かけて作ったカレーが完成直前で全部床に落ちた!」

この場合、「また1から作ろう!」って頑張れる人は少ないです。大抵の人は「もういい、今日は出前取る!」ってなるはずです。

私も先日iPhoneからWordPressのアプリを使ってたかだか300文字程度書いたものが落ちただけでまた、書き直そうとは思わず、飲みに行ってしまいましたからね・・・

それくらいこの「消える」というのはストレスが溜まるんです。

たかだか300文字程度消えただけでも

感覚的には3000文字の大作が消えたみたいに脳が勝手に錯覚します。

この最大のやる気強奪原因からあなたを守るためにぜひ、ライティングはGoogle関連のアプリを使うのがおすすめです。

どのソフトにも復元コマンドは用意されてますがドキュメントを使い始めるとそんな事をするのさえ不要だと言うことが分かります。

GoogleドキュメントはWordに変わるオンラインアプリケーション

これまで文書作成ソフトと言えばWord。Googleドキュメントはそれに代わるソフト。

ドキュメントはGoogleが無料で提供している文書作成アプリケーションでフリーランスの方はもちろん、近年は導入する企業がどんどん増えています。

私も現在は外注ライターの方には「出来る限りドキュメントを使ってください」とお願いしています。納品の際ファイルを添付する必要すらなくなりますからね。

メッセージ欄に「タイトル●●の記事、完成しました!」と書いていただくだけです。そのファイルを速攻でワードプレスにアップロードして終了。画像や見出し、装飾もそのまま受け継いでくれるので非常に便利です。

これがWordの.docx形式で納品されると全然違います。

  1. まず、添付ファイルを保存
  2. テキストモードでWordPressにコピペ
  3. 画像も別に保存
  4. 見出しタグなどを装飾

のような余計な工程がわんさか入ってきてしまいます。

今、Gmailアカウントを持っていないなんて方はまずいないです。なので、限りドキュメントでの納品をお願いしています。以前まではEvernoteでの納品も多かったのですが今は8割の方がドキュメントで納品してくれています。テキストファイルを添付してくる人も何割かはおられますが・・・

断言します。

記事のライティング・電子書籍販売のレベルではWordは必要ありません。むしろデメリットのほうが多くなぜ使わなければいけないのかわからないレベルです。まあ、Office onlineも進化しているんですけどね。

Google ドキュメントの保存に対する特徴

1,リアルタイムで自動保存ができる

  • 文章の保存し忘れを心配する必要なし
  • いきなりパソコンやスマホが落ちても安心
  • PCだけでなく使えるデバイスすべて自動保存

Googleドライブ関連には「ドキュメントを保存する」と言う概念がありません。

何もしなくても自動で保存してくれる。

ものすごく魅力的な機能です。

「あれ、ガスの元栓締めたかな?」

と心配症な性格も自動保存機能があれば全く心配無用です。

GoogleドキュメントはGoogleドライブというクラウド上にデータ保存することができ操作を行うたびに自動でデータ保存。

ほかから修正を加えても編集履歴が自動で保存されます。かなり前の履歴も残ってるのでいつでも以前の状態に戻すことができます。

そして探したいファイルを見つけたいときの検索も簡単です。

Googleドライブの検索ボックスからファイル名はもちろんファイルの中身まで検索語句を検索することが可能です。ファイルが多くなっても管理には全く困ることはありません。

2,画面を閉じてもOK ログイン・同期の必要がない

面倒なログイン・同期作業もいらない

 

だから様々なデバイスで記事を書くことができる

書いた内容は閲覧しているデバイスすべてで自動更新される

 

クラウドサービスなのに同期する必要がありません。

これを体験するとEvernoteとかもこの機能早く取り入れてくれないかなと思ってしまいます。それくらい便利な機能です。

例えばあなたが

ノートパソコンの画面を見ながら

スマホを開いて音声入力したとします。

この場合、スマホでの音声入力の結果がすぐに見ているパソコンの画面にも反映されます。あまりのリアルタイム感にどこに向かって書いているのかわからなくなるほどです。

3,複数人で同時編集が可能

1つのドキュメントにすごい人数で一度に編集が可能

恐ろしすぎる・・・もちろんそのユーザーの管理も細かく行えます。

  • オーナーに近いことができる管理者
  • 編集ができる人(ユーザー追加不可)
  • コメントのみできる人
  • 閲覧しかできない人

ユーザーの編集権限や管理者権限などのユーザ管理も簡単です。

同じファイルを複数の人でしかもリアルタイムに編集することができます。たしか50人か100人まで同時に編集が可能だったはずです。(そんな人数で編集することは一生ないので覚えてません。)エバーノート・WordPressなどはこういった場合だと一人しか編集できないのですがこれができるのは今のところGoogleだけですね。

他にも便利な機能がたくさんあります。

4,必要なものはブラウザだけ

ワードがインストールされていないパソコンでもGoogleドキュメントは無料で使えるのでコストもかかりません 。

Chromeブラウザ推奨。アドオン・音声入力など色々便利に使えます。

Googleアカウントだけ必要になります。まだまだ、数は少ないですがかゆいところに手が届くアドオンも(グーグルドキュメント専用)どんどん開発されています。

ドキュメントやスプレッドシートなどはドライブの容量を消費しませんので実質無制限で使用可能です。

5,オンライン共有が可能

ファイルの一元管理が可能です。

どこからでもアクセスでき、保存することもなく、ソフトのインストールも不要です。

これを使ってしまったらもはやMSワードなんて使えません。(私のパソコンにはインストールされていません)このメリットを一度体験するとGoogleから離れられなくなります。インターネットにつながってさえれば海外のどこに居てもどの端末からも利用が可能です。

私の場合は美容・育児コンテンツなどで英語やアジア言語のサイトを構築していってるのですが

こと、翻訳に関しては「グーグル翻訳」と「Googleドキュメント」がなかったら諦めていたレベルです。

日本語からまず、英語翻訳かけてそれを人力で修正する・・・この工程にドキュメントの複数人で修正できる機能がかなり役に立っています。

6,拡張はアドオンで!という概念

拡張機能はアドオンで好きな機能を無限に追加できます。

ドキュメントは 必要最低限のものは用意して後は必要とするユーザーに自ら選んでもらおうというコンセプト

そして、このアドオンはこれからどんどん追加されていくはずです。

便利な機能はすべてアドオンで追加していくという概念なので拡張性は無限大にあります。 また、あなたがプログラムできるならば便利だと思うものを自分で作ってしまっても良いわけですよね。

  • 文字数カウント
  • 目次間での移動
  • You Tube動画をドキュメント内で再生
  • ワードプレスに下書きとして投稿

これらもすべてもともとドキュメントにある機能ではなく後から自分で便利だと思って追加したアドオンになります。

まとめ

今回は主に保存機能を中心にGoogleドキュメントの特徴をお伝えしました。

  • 保存は完全に自動で行われる
  • ログインや同期ボタンをいちいちクリックする必要もない
  • 複数で編集してもリアルタイム保存

またソフトのインストールも不要でブラウザだけで全てが完結するのは本当にありがたいです。

現に私のブラウザはオンラインWebアプリのブックマークで溢れかえっています。(ソフトはできるだけインストールしない派)

外注ライターさんのアドバイスなんかもドキュメント内にコメントとして書き込めるので的確にできます。

保存し忘れを防ぎ、他のアプリとの連携も抜群なGoogleドキュメント

ぜひ記事管理のメインとして一度体験してみて下さい。

Wordには絶対に戻れなくなるはずですよ。

まとめスライド

スライド一覧はこちら ⇒ りんやん-Googleスライドまとめ

グーグルドキュメントのまとめ記事はこちら・・・

Googleドキュメントでのブログ執筆をお勧めする9つの理由

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